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中国声学学会档案工作管理条例

学会档案管理工作是学会的基础建设工作。随着学会历史的延伸和开展的活动日益增多,会相应产生大量的档案材料。为了加强对学会档案材料的收集、管理和有效利用,使学会档案管理工作规范化、制度化,以便及时有效地为学会决策者及有关人员提供有价值的档案资料,确保归档文件的完整、准确、系统,特制定本条例。

第一条 学会办公室负责本学会档案资料的收集整理、存档和保管工作,档案管理工作应具体责任到人,并纳入学会的日常管理工作。

第二条 学会应归纳存档的文件材料,大致分为以下几个方面:

(一)学会举行重大活动形成的文件材料:包括学会成立、换届、召开理事会、常务理事会形成的章程、决议、会议纪要、记录、通知,大会的开幕词、闭幕词、有关讲话稿件记录、代表名单、签到册、选票等文件;

(二)学会的会务性材料。包括:工作计划、总结、报告、各项规章制度,学会经费收支报表、帐簿、凭证,各分会、专业委员会、地方学会报来的材料,学会组织、会员统计表、名册、登记表,学会机构的标示、撰写的学会志、大事记等资料;

(三)学会举办学术活动形成的文件材料。包括:年会、学术研讨会、报告会、专题讨论会的纪录、论文、简报、会刊、论文集等;

(四)学会开展咨询服务形成的各种材料。包括:专题调查、咨询活动、科普活动、举办培训班等形成的文件材料、教材等;

(五)学会在日常工作往来中形成的材料。包括:与相关领域、单位协商事务的往来信函、文件、会议材料等;

(六)学会举办的优秀论文(著)评选及竞赛奖励活动形成的文件材料等;

(七)其它能体现学会历史、有保存价值的档案材料;

(八)所有开展活动相关的音像资料等。

第三条 已确定归档的档案材料要统一管理、编制档案目录(卡片),注明存档日期、确定保管期限,存放有序、管理规范,为日后查找提供方便。

第四条 档案应有专柜保管,有条件时可设专室保管。

第五条 定期对档案进行清理、整理,对破损和褪色的材料进行修补和复制,清除不必要保存的材料。

第六条 归档的资料一般仅供在档案室(柜)查阅,因工作需要资料外借,须办理登记手续,应规定归还日期。

第七条 学会档案负责人对档案的收集、保管工作情况,应定期向学会分管领导汇报,档案管理人员调动、调换时,档案管理也应作为一项工作交接清楚,以保证学会档案管理工作的正常运行。

第八条 本办法自下发之日起施行。